業務効率化 第3回、4つのテーマ

みなさん、こんにちは☀
たけのこの川上です。
今日は、業務効率化を図るにあたり、具体的な4つのテーマについてお話しします。
今回は、漠然とお話しし、詳細は、後日に1つずつ検証していきます。

1つめ、整理整頓
みなさんの机の上は、どうなっていますか??
机の上がきれいだとしても、机の中や、お客さまのファイルの中がぐちゃぐちゃで、どこに何があるか分からない!!そんな状況になっていませんか??
整理整頓は、物を探す手間を省くだけでなく、物を探すのにかかるエネルギーやストレスを軽減する効果もあります。
私は、今整理整頓が滞ってしまっている人には、丸一日かけてでも整理整頓し、いったんリセットすることを推奨しています。
どんなに忙しくても、その後の費用対効果を考えると、整理整頓のために時間を割くメリットは十分にあると思います。
いったんリセットさえしてしまえば、その後は、自動的に整理整頓ができるシステムを作っていきます。

2つめ、行動計画
先日お伝えしたとおり、毎日の仕事は、行き当たりばったり漠然としていると、苦しくなってきてしまいます。
翌月の予定は、あらかじめ前月に立てておくなど、何事も計画ありきで仕事を進めていくことが大切です。

3つめ、訪問予定の組み方
ケアマネジャーの仕事は、最低でも月1回お客様の自宅へ訪問し、モニタリングをしなければならないと決まっています。
みなさんは、その予定をどのように組んでいますか??
私は、基本的に電話をするのがあまり好きではありません。
電話をするときに、「今電話をして迷惑じゃないかな」「アポを断られたらどうしよう??」なんて色々なことを考えてしまうので、どうしてもストレスになってしまいます。
2つめでお伝えしたとおり、事前に訪問予定を組む、さらには、そのアポをいつ??どのように??とるかということも仕組化できると時間の削減もそうですが、精神的にもとても楽になります。

4つめ、仕事量のコントロール
前回の投稿でおつたえしたとおり、なぜ仕事がたまるのか??
それは、その日の仕事をその日に終わらせることができなかったからです。
なので、その日のスケジュールは、その日に終わらせることができる分量にとどめることを常に意識して組んでいきます。

この4つのテーマについては、また後日詳細をお伝えしていきます。
次回は、仕事をする上での優先順位の考え方についてお話しします。

★私が書籍を参考にしながら独自で考えた理論ですので、無断転載は、禁止とさせていただきます。
ご了承ください。

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