業務効率化 第4回、時間管理のマトリックス

みなさん、こんにちは☀
たけのこの川上です。

みなさんは「7つの習慣」というビジネス書を知っていますか??
本の詳細については、後日の記事に譲るとして、その「7つの習慣」の中で提唱されている「時間管理のマトリックス」をケアマネの仕事に当てはめてお話ししたいと思います。

1領域 緊急で重要なこと
締め切りのある仕事、クレーム処理、せっぱつまった仕事、病気や事故、危機や災害

2領域 緊急でないが重要なこと
人間関係作り、健康維持、準備や計画、リーダーシップ、真のレクリエーション、勉強や自己啓発、品質の改善、エンパワーメント

3領域 緊急だが重要でないこと
突然の来訪、多くの電話、多くの会議や報告書、無意味な冠婚葬祭、無意味な接待や付き合い、雑事

4領域 緊急でも重要でもないこと
暇つぶし、単なる遊び、だらだら電話、待ち時間、多くのテレビ、その他の意味のない活動

Q.さて、次の業務は、上の4つのうちどの領域に属するでしょうか。
アセスメント作成 ケアプラン作成 モニタリング作成 担当者会議要点作成 利用者・事業所間の連絡調整

では、1つずつ検証していきましょう。
これが決して正解ではないですが、日々仕事に追われているケアマネさんの答えは、下記になるのではないでしょうか。

この中で第1領域の急で重要なことは…
ケアプラン作成、利用者・事業所間の連絡調整

そして、第2領域の緊急でないが重要なことは…
アセスメント作成、モニタリング作成、担当者会議要点作成

まず、ケアプラン作成、利用者・事業所間の連絡調整は、期限が決まっています。
ケアプランは、担当者会議までに原案を作らなければならないし、利用者・事業所間の連絡調整も、段取りを踏まなければ、いつまで経ってもサービスが開始できないですし、担当者会議の開催もできません。
なので、どんなに忙しく仕事に追われるケアマネさんでも、この2つは必ずやり遂げるのです。
「仕事がたまっている」という話はよく聞きますが、「ケアプランが作れずにたまっている」「利用者・事業所間の連絡調整ができずにたまっている」という話は、まず聞いたことがありません。

「仕事がたまっている」という人に話を聞くと、大体該当する書類が、アセスメント作成、モニタリング作成、担当者会議要点作成の3つです。
なぜこの3つがたまってしまうのか?? それは、この3つに期限が決まっていないからです。
期限の決まっているケアプラン作成、利用者・事業所間の連絡調整を優先し、そこに時間を取られている間に、この3つができずにたまっていってしまう。
期限が決まっていない甘えからどうしても、「時間が無いから後から作ればいいや」というバイアスが働いてしまうのです。

しかし、重要度の比較でいうと、どうでしょうか。
第1領域も第2領域も、緊急性の違いこそあれ、重要度としては同じなのです。
アセスメント作成、モニタリング作成、担当者会議要点作成については、作成していなければ減算になりますし、作成を怠っていることでニーズを見逃してしまい、サービス質の低下に陥ってしまうなど、ケアプラン作成や利用者・事業所間の連絡調整と重要度は変わらないのです。
そもそもケアプランは、アセスメントを踏まえて作成するわけですから、その順序が逆になってしまうのは、大きな問題です。

なので、先に挙げたように、現在第1領域の仕事に追われ、第2領域の仕事がおろそかになってしまっている人は、仕事そのものの考え方、やり方を改めないことには、この負のスパイラルから抜け出すのは難しいでしょう。

次回は、この時間のマトリクスについて、さらに詳しくお話をしていきます。

★私が書籍を参考にしながら独自で考えた理論ですので、無断転載は、禁止とさせていただきます。
ご了承ください。

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