業務効率化 第5回、時間管理のマトリックス②

みなさん、こんにちは☀
たけのこの川上です★

前回に引き続き、時間のマトリクスについて、さらに内容を深めていきますが、前回の更新から大分間が空いてしまいましたので、前回の記事については、こちらをご覧ください。
http://raycom.co.jp/2019/12/20/業務効率化%e3%80%80第4回、時間管理のマトリックス/

前回の内容をざっとまとめると、
アセスメント、ケアプラン、担当者会議要点、モニタリング(いずれも帳票)
重要度は、どの帳票も同じ(どれが欠けても運営基準減算)
なのに、ケアプランを作るのは遅れないのに、なぜアセスメント、担当者会議要点、モニタリングを作るのが遅れてしまうのか??
それは、優先順位(期限があるか無いか)の問題という話をしました。
たとえば、
ケアプランは、担当者会議までに間に合わせなければいけないから、すぐに作る(第1領域 緊急で重要なこと)
・しかし、
他の帳票は、期限が決まっていないから、後手に回ってしまう(第2領域 緊急でないが重要なこと)。
第1領域の仕事に追われているうちに、第2領域の仕事がおろそかになってしまう…こんな働き方をしている方は、仕事のやり方自体を見直さないと、悪循環から抜け出せないという話をしました。

では、いやらしい言い方になってしまいますが、
もし、1週間後に実地指導や監査が事業所に入ることになったら、優先順位はどうなるでしょうか??

先述のとおり、ケアプランも他の帳票も、作っていなければ運営基準減算のため、重要度では同じです。
実地指導や監査が、事業所に入る1週間後がデッドライン(期限)となり、ケアプランだけでなく、他の帳票も、第2領域から第1領域に様変わりしてしまうわけです。
そして、そのときになって、慌てふためいて一夜漬けをしながら、「日ごろからちゃんとやっておけばよかった…」と後悔したり、「次からは、ちゃんとやるぞ!!」と決意をするわけですが、根性論ではどうにもなりません。
繰り返しになりますが、必要なのは、根性論ではなく、仕事のやり方の見直しです。

ここから、順を追ってマトリクスの考え方を深めていきます。

まず、日々 第1領域に追われていると、どんな弊害があるでしょう??

・時間に追われるあまり、本来大事にすべきである人のつながり(仕事上、家族、友人)*2領域の活動*が構築できず、ひどい場合は破たんしてしまう。
仕事のために家庭を棒に振ってしまった方の例は、ドラマの世界だけではありません。
・ストレスがたまると、暇つぶし、単なる遊び、だらだら電話、待ち時間、多くのテレビ、その他の意味のない活動*4領域の活動*に逃げ込みがちである。
もちろんストレス解消に第4領域の活動も必要と思いますが、負荷がかかりすぎると、暴飲暴食や深酒しすぎてしまうなど悪循環になってしまいます。

ここまでを振り返ると、第1領域をいかに減らしていく必要があるかがお分かりになったかと思います。
次回は、第1領域と第2領域の相関関係を考えてみましょう。

★私が書籍を参考にしながら独自で考えた理論ですので、無断転載は、禁止とさせていただきます。
ご了承ください。

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