業務効率化 第6回、時間管理のマトリックス③

みなさん、こんにちは☀
たけのこの川上です★

前回は、いかに第1領域を減らしていくか??というお話をしました。
※前回の記事は、コチラ↓
http://raycom.co.jp/2020/01/28/業務効率化%e3%80%80第5回、時間管理のマトリックス②/

ところで、第1領域に分類されている仕事は、果たして最初から第1領域に分類されていたんでしょうか??

分かりづらい質問でしたね💦
言い換えますと、緊急で重要なことは、最初から緊急でやらなければならない仕事だったのでしょうか??
当初は、緊急でないが重要なこと(第2領域)だったのに、放置していたために、緊急で重要なこと(第1領域)になってしまったとは考えられないでしょうか。

ご利用者が急に体調を崩した、明日退院することになったなど、本当に緊急で動かなければならないことは多々あります。
そんなときのために、厚労省の運営基準にも、ケアマネジメントのプロセスは必ずしも拘束しないと記載されています(今回は、記事の趣旨から外れてしまうので詳しくお伝えしませんが、興味のある方はご一報ください)

しかし、ご利用者、事業所間の連絡調整やケアプラン作成が、常に第1領域とは限りません。
毎月の訪問や、介護認定の更新、短期目標の更新など、事前に把握(コントロール)できることも多々あるはずです。

まさか、ある日突然 介護保険証や短期目標の期限が切れるわけではないですし(笑)、介護保険証やケアプランを見れば、有効期限が分かるはずです。
月に1回は、自宅を訪問し、モニタリングをしなければならないということも、予め決まっていることです。

たとえば、来月 介護認定更新のご利用者がいらっしゃったとします。
そのときにみなさんは、どんな段取りを踏んでいますか??

・役所の認定係に連絡すれば、新しい介護保険証が届く日程も目星が付けられる。
・新しい介護保険証が届く日にちの目星がつけられれば、介護保険証確認やアセスメント(モニタリング)の日程、担当者会議開催の日程の目星も付けられる。
・準備として、今までの支援経過、モニタリングを振り返れば、アセスメントやケアプランの下地も作っておくことができる。

それが、
「新しい介護保険証が届いたから、急いでケアプランを作って担当者会議をしなきゃ!!
 アセスメントやモニタリングを作っている暇はないや!!」
介護保険証が届いてから初めて行動を考えるようであれば、タイムリミットに追われ、時間にも気持ちにも余裕が無くなるのは当然です。

このように、事前にコントロールできるはずのことまで、第1領域(緊急)になってしまっているのであれば、明らかに仕事の内容を見直す必要があるということになります。

たとえるなら、歯の治療に似ています。

最近歯に痛みを感じていたが、仕事が忙しいことを言い訳に、歯医者に通院しなかった。
ある朝起きたら歯が痛くてたまらず、とても仕事どころではなかったとしたら、仕事を休んで歯医者に行くことになってしまいます(1領域)

そのために大事な予定がキャンセルになってしまった、仕事にも遅れが出てしまった。
しかし、未然に歯医者に通っていれば(2領域)、防ぐことができたかもしれませんよね。

時間のマトリックスについて、次回からまとめに入っていきます。

★私が書籍を参考にしながら独自で考えた理論ですので、無断転載は、禁止とさせていただきます。
ご了承ください。

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