みなさん、こんにちは☀
たけのこの川上です。

ケアマネ業務効率化　第2回の今日は、仕事における原則(ルール)についてです。

仕事の3原則

1.行き当たりばったりではなく、常に先を見る。
「今日たまたま時間が空いているから、〇〇をしよう」、あるいは、「〇〇さま宅に行こう」など、思いつくままに行き当たりばったり仕事をしている人はいませんか??
こういう仕事の仕方をしていると、気が付いたら期限に追われたり、突発的な出来事に対応ができなくなったり、いつか苦しくなってしまいます。
たとえば、事前に来月の目標や予定、憶測を立てておくなど、何事も計画性を持って臨むことが大切です。

2.今日の仕事は、今日完結するイメージ。
何故仕事がたまるのか??
それは、今日の仕事を今日終わらせることができなかったからです。
なので、今日の仕事を今日終わらせることができれば、仕事はたまらないわけです…って、それができたら苦労はしないよという声が聞こえてきそうですね(笑)
要は、その日に終わらせることができる分量の仕事を意識して日々スケジューリングしていくわけです。
私は、お客様のお宅を訪問して直帰をするというのは、できる限り避けています。
何故なら、その訪問した記録作成を明日に回してしまうことになるからです。

3.今日の仕事を優先し、過去の仕事に充てる時間を創出する。
仕事には、優先順位というものがあります。
それを自分でコントロールできればよいのですが、ついつい期限に翻弄されてしまいがちです。
たとえば、「明日担当者会議があるから、急いでケアプランを作らなきゃ!!」、あるいは、「連絡調整をしなきゃ!!」と期限に追われて大急ぎで間に合わせる代償として、他の書類作成が間に合わず、たまっていってしまうなど。
みなさんなら、今日やる仕事、たまってしまった過去の仕事、いずれも期限が無いとしたら、どちらを優先して取りかかりますか??
私なら、今日やる仕事を優先します。
何故なら、過去の仕事よりも、今日の仕事の方が記憶が鮮明なため、早く終わるからです。
過去の仕事をやるのは、記憶やメモで遡らなければならないため、時間がかかるだけでなく、エネルギーも消耗してしまいます。
過去の仕事に時間とエネルギーを消耗してしまっている間に、今日の仕事がたまってしまい、気がついたらかこの仕事になってしまうわけです。
なので、今日やる仕事を手早く終わらせ、空いた時間を使って過去の仕事を片付けるのが理想だと思います。

※そもそもこの記事のテーマは、仕事をためないようにする方法論なので、この項目は、どうしても仕事がたまってしまう人のための余談でした。
上述のように、優先順位＝期限が迫っている仕事…という感覚は、完全に業務に翻弄されてしまい、苦しくなってしまいますので、その改善方法については、後日の記事に譲ります。

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